Digitale werkbon

Wat is een digitale werkbon

De term digitale werkbon zegt het al. De papieren werkbon is vervangen door een digitale werkbon. Waar je met een papieren werkbon de buitendienst aanstuurt en uren laat registreren, gaat dit bij een digitale werkbon digitaal. Via een telefoon, tablet of laptop ontvangt de buitendienst een opdracht en kunnen ze materialen, uren en belangrijke gegevens vinden en doorgeven. Er zijn verschillende systemen en applicaties die een digitale werkbon aanbieden, zoals; Cubus, Devuta en Simple Simon.

Het grootste voordeel

De jongens op de klus zijn veel sneller klaar met de administratie en vergeten niet meer de administratie bij te houden. Hierdoor krijgt de klant de juiste factuur en worden onduidelijkheden voorkomen. Kortom, je automatiseert de administratie (tijdsbesparing) en voorkomt fouten.

Ondervind de mogelijkheden van Cubus

Lees in onze online brochure welke mogelijkheden Cubus jouw organisatie kan bieden.

Wat hoort bij een digitale werkbon?

Afhankelijk van de activiteiten van een bedrijf moet een digitale werkbon voldoen aan een aantal eisen. Waar voorheen een document werd afgedrukt en deze met pen en papier op de klus werden ingevuld, moet de digitale werkbon de fysieke werkbon vervangen. Een digitale werkbon hoort flexibel te zijn en moet een aantal basisfunctionaliteiten bevatten. Over het algemeen moet het mogelijk zijn om de gewerkte uren en gebruikte materialen op een digitale werkbon vast te leggen. Een opdrachtbeschrijving en eventuele documenten voor de klus horen ook bij een digitale werkbon. Daarnaast is het handig om de contactpersoon en adresgegevens op de werkbon vast te leggen, zodat de buitendienst weet waar ze naartoe moeten.

Waarom steeds meer bedrijven voor een digitale werkbon kiezen.

De telefoon is tegenwoordig niet meer weg te denken en is vaak onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. De kans dat je deze een keer vergeet of thuis laat liggen is erg klein. Papier is daarentegen een stuk kwetsbaarder en zit veel minder in ons systeem. Hierdoor is de kans veel groter dat een papieren werkbon wordt vergeten of dat hier koffie over heen valt en niet meer bruikbaar is. Dan gaat er waardevolle informatie verloren.

Om dit te voorkomen, kiezen steeds meer bedrijven voor een digitale werkbon. Met een digitale werkbon worden veel minder fouten gemaakt en gaat belangrijke informatie minder snel verloren. Als de digitale werkbon gekoppeld is aan het debiteurensysteem (wat een grote aanrader is). Kunnen de gewerkte uren en gebruikte materialen veel eenvoudiger worden doorbelast aan de klant en bespaar je kostbare (avond)uren.

Advies van onze consultants

Wist je dat een gebrek aan grip op bedrijfsprocessen naast frustratie en tijd ook een hoop geld kost? Geen grip op processen betekent vaak ook geen overzicht op informatie. Dat maakt het nemen van de juiste beslissingen vaak lastig. Met het advies van onze consultants breng je daarin verandering.

Plan een adviesgesprek in

Welke digitale werkbonnen zijn er?

In Nederland zijn er verschillende organisaties die een digitale werkbonnen app aanbieden of een systeem met een digitale werkbon. Als je op Google zoekt kom je systemen als Cubus, Devuta en Compenda tegen die de digitale werkbon integreren met een organisatiebreed pakket. En zijn er apps die los een digitaal werkbon aanbieden.

Als je een keuze gaat maken tussen een losse app of een systeem met een digitale werkbon functionaliteit, willen wij je aanraden om te kijken naar de integratie mogelijkheden. Check of de app of het systeem koppelt met jouw boekhoudpakket en debiteurensoftware. Zo maak je het niet alleen makkelijk voor de jongens op de buitendienst, maar ook voor je administratie.